Règlement intérieur de l’association Moskva Accueil

Vous souhaitez rejoindre Moskva Accueil ? C’est possible à tout moment de l’année !

Remplissez notre formulaire de pré-inscription en ligne ci-dessous. Ensuite, rendez-vous lors de nos permanences ou bien lors d’un café-rencontre pour finaliser votre adhésion.

L’adhésion à Moskva Accueil est familiale et est valable pour tous les membres de la famille résidant à Moscou.

Le présent règlement intérieur précise et complète, sans toutefois s’y substituer, les statuts de l’association Moskva Accueil. Il s’impose de fait à tous les membres de l’association.

L’association Moskva Accueil a pour but de faciliter l’accueil et l’adaptation de ses adhérents français et francophones s’installant à Moscou et sa périphérie. L’accueil ne concerne pas que les nouveaux arrivants ou les expatriés temporaires mais aussi ceux déjà installés. Tout cela afin de favoriser la création de liens sociaux dans la convivialité.

1 - Le fonctionnement des instances

Moskva Accueil est administré par un bureau et un conseil d’administration. Ces deux instances sont convoquées et présidées par le président de l’association. En cas d’absence de celui-ci, il délègue cette fonction à un membre du bureau (article 10 des statuts).

Le bureau

Les membres du bureau, tous bénévoles, sont élus par l’assemblée générale ordinaire (voir plus bas). Le bureau est composé au minimum de trois personnes :

Président
Trésorier
Secrétaire

Les membres du bureau sont élus pour deux ans par un vote des adhérents lors de l’assemblée générale ordinaire. Pour le renouvellement du bureau, les candidatures doivent être adressées au Bureau sortant par email ou courrier au moins 21 jours avant la date de l’assemblée générale.

Les listes de candidatures seront alors portées à la connaissance des membres de l’association lors de l’assemblée générale.

En cas de vacance de poste durant le mandat, le bureau pourvoit au remplacement de ses membres par cooptation.

Le conseil d’administration

Il regroupe le bureau ainsi que les différents responsables :

L’accueil
Les activités
Les activités durables et solidaires
La communication
L’évènementiel
Les visites

Chaque membre du conseil d’administration s’engage à participer aux réunions nécessaires au bon fonctionnement de l’association (minimum trois dans l’année).

L’assemblée générale

L’assemblée générale se réunit une fois par an en juin. Le rapport moral et financier de l’année est soumis à l’approbation des membres. Elle élit une nouvelle équipe tous les deux ans (article 9 des statuts). Le vote est organisé comme le stipule l’article 15 des statuts de notre association.

A la demande du bureau ou d’au moins un cinquième des membres, une assemblée générale extraordinaire (article 16 des statuts) peut être convoquée.

L’assemblée est présidée par le président de l’association. S’il fait défaut, le bureau élit en son sein un président de séance pour la durée de l’assemblée.

Tous les membres de l’association à jour de leur cotisation peuvent participer à l’assemblée générale. Chaque famille dispose d’une voix. Un membre peut donner son mandat par écrit à un autre membre (article 16 des statuts) cependant il y a une limite de trois mandats maximum par personne.

2- Les membres

Toute personne physique française ou francophone, sans distinction sociale, politique, raciale ou confessionnelle, à jour de sa cotisation et ayant souscrit à la charte du membre est la bienvenue au sein de l’association, a la qualité de membre effectif, selon l’article 5 des statuts. L’adhésion est familiale (membre, conjoint et enfants).

L’adhésion

L’adhésion à l’association est indispensable avant toute participation à une activité organisée par Moskva Accueil. Elle est effective après renseignement du formulaire d’inscription et paiement de la cotisation annuelle.

Au moment de l’adhésion, un badge d’adhérent, avec un numéro annuel, est remis ; il est indispensable pour l’entrée aux cafés-rencontres, pour toute inscription à une activité ou visite, pour bénéficier des privilèges adhérents consentis par les partenaires de l’association.

Les personnes non adhérentes à Moskva Accueil peuvent éventuellement participer à un événement de l’association, une participation financière leur sera demandée.

La cotisation

La cotisation s’entend par famille (adhérent, conjoint et enfants à charge).

Le montant de la cotisation à Moskva Accueil est fixé, pour une période allant du 1er juin au 30 juin de l’année suivante. Le montant est validé lors de l’Assemblée Générale : il est indiqué dans la grille tarifaire approuvée lors de l’Assemblée Générale (voir grille tarifaire en pièce jointe).

Des cas exceptionnels de cotisation réduite (par exemple, étudiants, difficultés financières, en cours de période, …) peuvent être envisagés et mis en place à la discrétion du bureau de l’association.

En cas de départ anticipé, aucun remboursement ne pourra être effectué.

La charte du membre

être en ordre de cotisation et respecter le règlement intérieur
participer dans la bonne humeur aux activités, conscient du travail bénévole accompli par les responsables desdites activités.
prévenir la responsable de l’activité de sa présence ou de son absence, surtout en cas d’occasion particulière, sortie ou repas et lorsque des frais sont engagés.
répondre rapidement et dans les délais, aux invitations aux différents évènements organisés (cafés, soirées, assemblée générale …) afin d’en faciliter l’organisation et d’éviter le travail de relance.
s’inscrire d’autant plus rapidement quand un événement se déroule dans une ambassade ou lieux officiels, l’association devant remettre la liste des participants au personnel de la sécurité afin d’assurer l’accès aux lieux.
prévenir le secrétariat de tout changement de coordonnée, téléphone, email, afin de continuer à recevoir les informations.

Être membre permet de participer à tous les événements organisés par l’association dans la limite des places disponibles, d’avoir accès aux outils de communication (version papier et/ou numérique) de l’association et à la page FaceBook privée “Moskva Accueil”, sur demande.

Les invités non adhérents peuvent participer aux cafés-rencontres après inscription et règlement d’un droit d’entrée.

3 - Les actions

Toutes les actions doivent respecter la loi française dans le cadre de notre déclaration d’association de loi 1901, mais elles doivent aussi respecter la loi russe. Dans les deux cas, le principe de non activité commerciale, prévaut.

L’accueil dans les quartiers

L’accueil est le principal but de notre association.
L’association est organisée en quartiers, animés par les référents de quartiers. Ils organisent des temps conviviaux et proposent une programmation par période (cafés-rencontres, déjeuners, apéritifs, visites de quartiers, programmes de sorties, …) pour permettre à chacun de s’orienter, de se rencontrer, de découvrir de nouveaux lieux, d’avoir accès à des informations…

Ces actions peuvent être organisées en inter-quartiers. Un responsable est en charge des référents de quartiers.

Les activités

Les activités gratuites encadrées par des bénévoles de Moskva Accueil

Tout membre de Moskva Accueil peut proposer de prendre en charge la responsabilité d’une activité ou d’un atelier. Après validation du projet par le bureau de l’association, une information sera diffusée par les outils de communication de Moskva Accueil. Chaque activité doit permettre l’accueil et l’intégration des adhérents et est effectuée à titre bénévole. Il ne peut en aucun cas être perçu une quelconque rémunération au titre de l’activité proposée. Il peut être demandé aux participants le remboursement des frais liés à l’activité (exemple les frais d’aliments pour un atelier cuisine).

Les activités payantes

On distingue deux types d’activités payantes : les activités partenaires et les activités Moskva Accueil.

1 – Activités partenaires

Le partenaire est responsable de l’activité et intervenant lui-même. Il paie un droit d’entrée et signe un contrat de partenariat. Ce droit d’entrée est égal au montant d’une adhésion pour les membres de l’association, à deux fois l’adhésion pour les non-membres.

Le partenaire :

peut ouvrir son activité à d’autres participants en dehors de Moskva Accueil
organise librement le paiement, l’activité elle-même
n’a pas de bilan financier à rendre à l’association
a accès au café des inscriptions à la rentrée
a son activité listée sur le site et peut communiquer selon les modalités de Moskva Accueil sur les plateformes de l’association à propos de son activité (Whatsapp, Facebook, magazine etc…).

2 – Activités payantes Moskva Accueil

Un responsable bénévole participant à l’activité est désigné. L’intervenant rémunéré membre ou non de l’association ne peut être responsable.
Le responsable prend les inscriptions et les paiements semestriels, règle le ou les intervenants, les frais liés à l’activité (salle…), gère la communication relative à l’activité. Il remet un rapport financier semestriel et un rapport moral annuel au responsable des activités de l’association.

Les activités payantes Moskva Accueil :

sont exclusivement réservées aux membres de l’association
ont un ou des intervenants rémunérés de manière forfaitaire par cours indépendamment du nombre d’inscrits. Le forfait est décidé en début d’année par le responsable bénévole, en accord avec le responsable des activités.

Si l’activité est déficitaire, l’association se laisse le droit d’annuler l’activité.
Le paiement de l’activité est périodique.
Les bénéfices éventuels sont reversés à la trésorerie de l’association en fin d’exercice comptable.
Toute dépense autre que le paiement des frais liés à l’activité doit être approuvée par le responsable des activités.

En cas de départ anticipé, d’absence prolongée ou partielle pour quelque motif que ce soit, aucun remboursement ne pourra être effectué.

Les activités gratuites et les activités payantes sont suivi par un responsable qui participe au réunion du conseil d’administration.

Les visites

Cette activité est gérée par une équipe.
L’équipe des visites présente des programmes sur l’année. Les inscriptions sont faites lors des cafés-rencontres ou des permanences. Aucune réservation n’a lieu par email ou téléphone. Seul le paiement valide l’inscription. Il s’effectue lors de l’inscription et en espèces.
Un membre de l’équipe des visites est désigné pour participer au conseil d’administration. A la fin de chaque programme, il présente un bilan au bureau. A la fin de la période (en juin) un bilan comptable vient compléter ces bilans.

Les actions durables et solidaires

Des actions solidaires sont organisées afin de soutenir des organisations russes d’aide sociale. Il est vérifié la bonne affectation des dons. Les organisations sont sélectionnées en accord avec le bureau.

Des actions durables ont pour but de sensibiliser les adhérents à l’éco-responsabilité.

Ces actions sont gérées par une équipe. Un responsable participe aux réunions du conseil d’administration. Un bilan moral et financier est présenté à l’Assemblée Générale.

La communication

Moskva Accueil dispose de divers supports de communication :

un site internet : www.moskva-accueil.com
le “Moscou Mag”, publication papier dont le support numérique est ensuite envoyé aux membres (suspendu temporairement)
une page FaceBook privée, Moskva Accueil, réservée aux membres qui en font la demande (suspendu temporairement)
une page FaceBook publique, Moscou Accueil (suspendu temporairement)
un compte Instagram, moskva_accueil (suspendu temporairement)
un groupe WhatsApp
des envois de mails

des Newsletters
…..

Les publications concernant des ventes privées/petites annonces des adhérents doivent être au préalable validées par le Bureau, qui se donne le droit de limiter ces publications.

Les publications commerciales sont validées par le bureau. Elles sont régies par la grille tarifaire.

L’événementiel

Afin de favoriser la création de liens sociaux dans la convivialité, l’événementiel de Moskva Accueil organise des Cafés-Rencontres, les M.A. Soirées, les apéros dans les quartiers, etc… Les événements sont validés par le bureau. Les actions sont mise en place et elles sont coordonnées par une responsable qui suit les réunions du conseil d’administration.

4 - Divers

Assurance & responsabilité

Il est de la responsabilité des participants aux activités, visites et sorties organisées par l’association de souscrire une assurance à titre personnel en responsabilité civile et accident, pour eux-mêmes et les membres de leur famille. Moskva Accueil se dégage de toute responsabilité et ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable si d’éventuels incidents ou accidents survenaient lors de activités, visites ou sorties pratiquées dans le cadre de l’association.

La tenue des comptes

L’année comptable de l’association est fixée par le bureau. Les comptes sont établis du 01 juin au 31 mai de l’année suivante.

La grille des tarifications

Le bureau de l’association annexe à ce règlement intérieur, la grille des tarifications. Elle regroupe les différents tarifs pour l’année à venir : l’adhésion annuelle et les tarifs des publicités partenaires dans nos différents outils de communication. Cette grille est établie par le bureau. La cotisation des adhérents est validée lors de l’assemblée générale ordinaire.

Le passeport “Bénévole”

Ce passeport a été créé en 2007 par le ministère du Travail. Il peut être remis sur demande aux bénévoles, justifiant d’une implication significative dans l’association. Le bureau remettra ce passeport au bénévole en fin de mission.

Modification du règlement intérieur

Le règlement intérieur de l’association est établi par le bureau qui, seul peut le modifier. Il est validé ensuite par l’assemblée générale ordinaire.
Comme les statuts, il s’impose à tous les membres de l’association. Il sera consultable sur le site internet www.moskva-accueil.com

Contact

infos.moskvaaccueil@gmail.com